APRENDA A DIFERENCIAR: PRIORIDADE X URGÊNCIA

Overworked Businessman

por Meiry Kamia

Na correria do dia a dia é muito comum nos comportarmos como verdadeiros bombeiros “apagando incêndios”. Tudo se torna urgente, tudo é para “ontem”! Chega o ponto em que a produtividade cai e não entendemos por que, uma vez que estamos trabalhando no limite!

Saber diferenciar o que é prioritário e o que é urgente pode ser a chave para manter a produtividade em alta. Nem sempre o que é urgente é importante. E ao criarmos o hábito de simplesmente “apagar incêndios”, perdemos a capacidade de refletir se aquilo que estamos fazendo realmente será importante para o resultado final.

Urgente, mas não prioritário, seria, por exemplo, retirar caixas empilhadas que estão bem na frente da porta atrapalhando a passagem. É urgente porque está atrapalhando, mas não é prioritário porque retirá-las não irá impactar diretamente no resultado do seu trabalho.

Por outro lado, há tarefas como, por exemplo, enviar um relatório para o cliente até o final do expediente, que é considerada urgente e importante.

Para saber se as tarefas são realmente urgentes e prioritárias, você deve levar em consideração três critérios:

  • Prazo de entrega: se o tempo para execução da tarefa é curto, então ela se torna urgente.
  • Resultado: pondere o quanto a tarefa irá impactar no resultado final.
  • Equação de Pareto: o Princípio de Pareto que diz que 20% do que realizamos traz 80% de resultado. E 80% das atividades trazem apenas 20% do resultado. Essa equação pode ser aplicada em diversas situações, por exemplo: (80% das vendas são ganhas, frequentemente, com 20% dos produtos da empresa; 80% das licenças médicas são concedidas a 20% dos funcionários de uma empresa; 80% do total de tempo dos telespectadores é gasto assistindo a 20% dos programas mais populares; 80% de toda a riqueza estava nas mãos de no máximo 20% da população; etc). Aplique essa equação em suas atividades e veja quais são as atividades que trazem o maior resultado para definir as tarefas prioritárias.

MEIRY KAMIA – Palestrante, Psicóloga, Mestre em Administração de Empresas, Consultora Organizacional e Docente em MBA de Gestão de Pessoas. Também é ilusionista, premiada como melhor mágica feminina da América Latina, pela Federação Latino-Americana de Sociedades Mágicas. Desenvolve palestras motivacionais e treinamentos diferenciados, aliando Arte Mágica, Teatro e Psicologia. Site: http://www.meirykamia.com; contatos: 11-2359-6553; contato@meirykamia.com

ASSESSORIA DE IMPRENSA DA MEIRY KAMIA – Versátil Comunicação Estratégica (www.versatilcomunicacao.com.br)- Tel. (11) 2832-5507 Sandra Takata

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